Jak zorganizować trasę koncertową zespołu – krok po kroku.

Przy okazji rozgryzania po raz kolejny trasy koncertowej w Polsce dla Paddy Milner’a, wypunktowałem kilka wskazówek dla tych, którzy sami podejmują lub mają zamiar podejmować się podobnym wyzwaniom.

Jeśli macie jakieś dodatkowe przemyślenia w tej kwestii, to zachęcam do zostawiania komentarzy.

Kiedy już zdecydowałeś/aś się, że czas wyruszyć w trasę (i masz ku temu solidne podstawy), czas zaplanować jak, kiedy i gdzie zorganizować koncerty.

1. Zdecyduj się na określony przedział czasowy. Trasę koncertową najlepiej zacząć planować z 4-6 miesięcznym wyprzedzeniem. W przypadku naprawdę dużych wykonawców może to być nawet i rok czasu. Zapewnienie sobie miejsc na koncerty wymaga często miesięcy spędzonych na kontaktowaniu się, dostarczaniu informacji i dopinaniu na ostatni guzik wszelkich aspektów organizacyjnych. Niektóre miejsca ‚zaklepują‘ zespoły z przynajmniej 6-miesięcznym wyprzedzeniem, inne z 1-miesięcznym. Trzeba pamiętać, że trasa koncertowa pochłania także  dużo czasu na promocję, kontakty z mediami itd.
2. Obierz kierunek trasy.  Zdecyduj się na geograficzny obszar, w którym chcesz grać. W niektórych miastach łatwiej coś zorganizować, w innych trochę ciężej. Najlepiej, żeby kolejne miasta podczas trasy były po drodze, czyli przykładowo Gdańsk-Warszawa-Kraków (NIE: Gdańsk-Kraków-Warszawa). Trzeba też przemyśleć gdzie wziąć sobie dzień wolny. W dużych miastach z reguły jest więcej miejsc w których można zagrać koncert, jednak takie miejsca często działają na zasadzie ‚pay to play‘ (= płać i graj), czyli ilu ludzi przyjdzie, tyle kasy dostanie się z biletów; lub też na zasadzie małej sumy gwarantowanej za dany występ. Mniejsze miejscowości często płacą więcej i łatwiej jest załatwić koncert. Promocja w mniejszych miejscowościach też z reguły jest łatwiejsza.
3. Zacznij kontaktować się z miejscami w których chcesz zagrać. Zacznij szukać miejsc po obranej trasie. W internecie można wyszukać najróżniejsze informacje. Nie jestem pewien, czy są w Polsce strony www z bazami danych o takiej tematyce? Baza danych festiwali, miejsc na koncerty, agencji koncertowych itd. Bynajmniej nie znam (jeśli ktoś zna takie strony, lub miałby ochotę zbudować bazę danych z takimi informacjami – odpłatnie – to proszę o kontakt. Większość promotorów preferuje kontakt mailowy, niektórzy telefoniczny lub poprzez formularz kontaktowy. Cokolwiek by to nie było, zorientuj się w preferencjach kontaktowych danego promotora/miejsca i wybierz tę właśnie metodę kontaktu. Niestety, wielu promotorów zasypana jest mailami i bombardowana telefonami z racji czego, chcąc nie chcąc, odpowiadają jedynie na te najbardziej interesujące. Jeśli uda Ci się uzyskać odpowiedź na dziesięć procent wysłanych maili, to super. Dużo tu zależy od tego co masz do zaoferowania, ale w dużym stopniu również od Twoich umiejętności marketingowych.
4. Upewnij się, że wszystko jest oficjalnie potwierdzone. Większość promotorów na co dzień ma do czynienia z żonglowaniem datami koncertów, z zespołami, z wynajmem sprzętu itd. Upewnij się, że Twój koncert został potwierdzony, że informacje o nim znalazły się na stronie internetowej. Dowiedz się jakie informacje promotor od Ciebie oczekuje (np. plik z plakatem do wydruku, wzór biletu itp.) i dostarcz mu to co potrzebuje. Jeśli promotor z jakiegoś powodu wstrzymuje termin koncertu, postaraj się dowiedzieć w czym rzecz i co możesz zrobić żeby ‚odblokować‘ termin. PS. Zanim wyruszysz na trasę, jeszcze raz upewnij się, że wszystko gra!
5. Jeśli masz jakieś przerwy między koncertami.. a szansa tego jest wielce prawdopodobna, postaraj się mieć jakiś plan awaryjny. Przy planowaniu całości trasy plan awaryjny to zawsze integralna część planowania. Jeśli z jakiegoś powodu koncert w danym miejscu nie mógłby się odbyć, może udałoby się w zamian zrobić coś innego. Kreatywne myślenie w tym wypadku to prawdziwy sojusznik. Możesz spróbować skontaktować się z miejscami z sąsiedniego miasta.. puby, stacje radiowe, sklepy muzyczne, restauracje.. cokolwiek gdzie można by coś zorganizować. Coś takiego mogłoby potencjalnie stać się fajną formą PR. Warto też skontaktować się z zespołami z danego miasta, możliwe że któryś z zespołów (pomyśl o tym, co mógłbyś zaoferować w zamian, np. koncert w swoim mieście w którym masz taką możliwość) byłby w stanie pomóc.

W zasadzie najważniejszą sprawą do zapamiętania jest to, że organizacja trasy koncertowej wymaga cierpliwości, systematyczności, upewnienia się że wszystko gra, jak również umiejętności sprzedaży. Ludzie którzy zajmują się organizowaniem koncertów wiedzą doskonale, że praktycznie wszystko jest do negocjacji.

Kiedy już podejmiesz się zadania, najpierw zbierz informacje, przygotuj plan a następnie postaraj się codziennie spędzić przynajmniej 1-2 godziny na mailowaniu, dzwonieniu itd. Ustal sobie przedział czasowy na to i postaraj się go trzymać.

Jeśli będziesz systematyczny i często koncertujesz, to zaczniesz budować relacje z promotorami, przez co wszystko zacznie się napędzać, a wtedy już coraz bardziej z górki. To też powinno otworzyć Tobie furtkę na inne możliwości i kto wie, może po jakimś czasie samemu staniesz się promotorem.

źródło: Promocja Muzyczna

http://promocjamuzyczna.com